Aktualizacja z 25 maja 2018 r.
Wstęp
Mając na uwadze dbałość o przejrzystość oraz poufność przetwarzania danych osobowych, działając zgodnie z uczciwymi praktykami informacyjnymi oraz przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych informujemy, że administratorem danych osobowych jest Hiram-Reklamy Paweł Szumniak. Adres siedziby – 54-238 Wrocław, ul. Popowicka 138/20, NIP:894-184-81-52.
Przetwarzanie danych osobowych jest regulowane Ogólnym Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady Europy o ochronie danych (GDPR/RODO), a poniższa klauzula informuje o rodzaju pozyskiwanych danych, sposobach i celach ich przetwarzania.
Sposób gromadzenia danych.
Dane są gromadzone od osób je podających na potrzeby realizacji zleceń, projektów lub prowadzenia dokumentacji finansowo-księgowej. Dodatkowo gromadzone są podczas korzystania ze stron internetowych Agencji Reklamowej Hiram lub stron w mediach społecznościowych.
Dane są gromadzone, podczas korzystania z systemu informatycznego i rozwiązań informatycznych wykorzystywanych przez Agencję Reklamową Hiram.
Dane osobowe mogą być również pozyskiwane od osób trzecich – np. od pracodawców (w części dotyczącej pracowników i osób i podmiotów współpracujących), pracowników (w części dotyczącej pracodawcy lub podmiotów współpracujących), podczas kontaktu mającego na celu realizację zadań przez Agencję Reklamową Hiram.
Powód gromadzenia danych
Dane osobowe są gromadzone i wykorzystywane do następujących celów:
– przyjmowania i realizacji zleceń, w tym przez podmioty współpracujące,
– prowadzenie rozliczeń, monitorowania i obsługi płatności za pomocą programów finansowo-księgowych, a także systemów typu CRM/ERP i zbliżonych,
– bieżący kontakt w celu realizacji zleceń i obsługi zamówień, a także w celu prowadzenia korespondencji o charakterze marketingowym,
– prowadzenie obsługi sprzedażowej i posprzedażowej,
– dochodzenia i obsługi ewentualnych roszczeń.
Rodzaj gromadzonych danych
W zależności od rodzaju procesu i celu są gromadzone rózne dane osobowe. Zakres ten może zawierać:
– imię i nazwisko,
– dane kontaktowe, w tym adres e-mail, numery telefonów, dane adresowe (adres zamieszkania lub siedziby firmy),
– dane rozliczeniowe (nazwa podmiotu, teleadresowe dane rozliczeniowe, numer identyfikacji podatkowej (NIP/ status VAT EU), nazwa państwa,
– nazwa, identyfikator lub hasła, w wypadku korzystania z systemów informatycznych Agencji Reklamowej Hiram,
– historia kontaktu i zrealizowanych transakcji (w tym daty, rodzaje, szczegóły transakcji), informacje dotyczące udzielonych akceptacji oraz zgodach, przyjęte zgłoszenia dotyczące transakcji oraz obsługi sprzedażowej i posprzedażowej)
– informacje pobierane przez pliki cookies dotyczące np. sposobu poruszania się po stronach, a także wykorzystujące moduły statystyczne,
– pełna treść korespondencji otrzymanej od użytkowników stron i osób kontaktujących się z nami,
– pełna treść dokumentów związanych z obsługą zleceń i sprzedaży, tym daty, wartości, zakresy i treść dokumentów finansowo-księgowych.
Podstawy prawne przetwarzania danych
Dane osobowe są przetwarzane na podstawie regulacji ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO/GDPR), a ich przetwarzanie opiera się na niżej wymienionych przepisach i zasadach:
- Dane osobowe wykorzystujemy, ponieważ ich przetwarzanie jest konieczne w celu realizacji zawartych umów o pracę lub w celu przeprowadzenia rekrutacji i zatrudnienia.
- Wykorzystujemy twoje dane osobowe, ponieważ przetwarzanie twoich danych osobowych jest niezbędne:
- a) w celu realizacji zawartej umowy o pracę pomiędzy tobą a nami lub w celu podjęcia kroków do zawarcia umowy. (Zgodnie z Art. 6 (1) b GDPR),
- b) w celu przestrzegania lub realizacji zapisów dotyczących obowiązku prawnego, jeśli mu podlegamy lub realizujemy – w zgodzie z Art. 6 (1) c lub Art. 9(2) b GDPR, a w szczególności ustawy z 11.03.2004 r. (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535 z późniejszymi zmianami), o podatku towarów i usług (VAT), ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591 z późniejszymi zmianami), o ile nas dotyczą,c) dla określenia lub dochodzenia roszczeń przez sądy (zgodnie z Art. 9(2) f GDPR),
- d) dla zabezpieczenia interesów prawnie uzasadnionych, realizowanych przez nas lub przez stronę trzecią zadań, zgodnie z Art. 6 (1) f GDPR. Prawnie uzasadnione interesy polegają głównie na:- weryfikacji podmiotu lub osoby,
– funkcjonowanie systemów informatycznych wykorzystywanych przez Agencję Reklamową Hiram,
– obsługa i pozyskiwanie zleceń oraz zgłoszeń dotyczących obsługi posprzedażowej,
– monitorowanie stanu rozliczeń oraz dochodzenie i windykacja należności. - Dane osobowe możemy przetwarzać również dlatego, iż udzieliłeś nam wyraźnej zgody, (zgodnie z Art. 6 (1) a Rozporządzenia).
Jeśli dane są przetwarzane na podstawie zgody, zgoda ta może zostać cofnięta w całości lub części w dowolnym czasie i obejmować całość lub część przetwarzania, na które wyrażono zgodę, o ile nie zachodzi konieczność dalszego przetwarzania danych wynikająca z przepisów odrębnych. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na legalność przetwarzania wykonywanego na podstawie zgody przed wycofaniem zgody.
Udostępnianie danych podmiotom trzecim
Zgromadzone dane osobowe mogą zostać przekazane lub udostępnione innym podmiotom, w tym w celu realizacji zadań albo obowiązków wynikających z przepisów odrębnych. Przykładowe czynności wymagające przekazania danych osobowych:
– przekazanie danych organom nadzorczym lub podatkowym,
– przekazanie danych osobom, przedsiębiorstwom lub innym podmiotom współpracującym, jeśli będzie to niezbędne dla realizacji umowy lub w celu doprowadzenia do jej wykonania,
– dostawcy usług i systemów informatycznych, zajmujący się np. hostingiem lub utrzymaniem systemów informatycznych,
– inne podmioty, które przetwarzają dane osobowe na wyłączne polecenie administratora i są obowiązane na podstawie umowy lub obowiązku prawnego do ochrony danych osobowych im powierzonych,
– podmioty współpracujące i powiązane z Agencją Reklamową Hiram.
W przypadku międzynarodowych transferów danych, dla których Komisja Europejska nie ustaliła istnienia stosownego stopnia ochrony danych, w celu ochrony tychże, zostaną wprowadzone odpowiednie procedury i zabezpieczenia, zapewniające poziom ochrony wymagany przepisami UE.
Zabezpieczenia obejmą wydane Standardowe Klauzule Umowne Komisji Europejskiej lub zobowiązania przyjęte na podstawie Tarczy Prywatności UE-USA.
Standardowy czas przechowywania
Dane będą przechowywane i przetwarzane zgodnie z okresami wymaganymi przepisami prawa lub okres niezbędny dla nawiązania i kontynuowania współpracy lub realizacji umów.
Skąd wynika obowiązek przekazania danych osobowych
Dane osobowe są wymagane do zawarcia umów, przeprowadzenia transakcji, bieżącej obsługi zleceń i świadczenia usług. Bez ich uzyskania nie będziemy mogli zawrzeć umowy, wykonać zleceń lub zapewnić należytego poziomu obsługi.
Przysługujące prawa
Przekazującym dane osobowe przysługuje w uzasadnionych przypadkach prawo wglądu do danych osobowych, ich poprawienia, usunięcia, przenoszenia lub ograniczenia przetwarzania.
Prawo sprzeciwienia się przetwarzaniu danych osobowych przysługuje nawet wtedy, gdy gromadzenie, przetwarzanie i wykorzystywanie oparte jest na naszym prawnie uzasadnionym interesie. W wypadku takiego żądania zaprzestaniemy przetwarzania danych osobowych, poza przypadkami istnienia ważnych i uzasadnionych prawnie podstaw przetwarzania.
Na podjęte działania lub zaniechania przysługuje skarga do odpowiednich organów lub instytucji.
Dane kontaktowe
W razie pytań lub żądań dotyczących pozyskiwania lub przetwarzania danych osobowych, właściwym adresem kontaktowym jest
Rozporządzenie – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z 27.04.2016 r. dotyczące ochrony osób fizycznych, w związku z pozyskiwaniem i przetwarzaniem danych osobowych oraz swobodnego przepływu danych tego typu, a także uchylenia dyrektywy 95/46/WE.